Plan de transformacion digital para mejorar la gestion del centro y reducir el uso del papel.
Ver el proyectoCinco procesos del centro que se hacen a mano y necesitan digitalizacion urgente.
| Area | Diagnostico | Solucion propuesta | Objetivo |
|---|---|---|---|
| Gestion academica (Juan) | Las notas se registran en hojas de calculo individuales y se pasan a mano a los boletines. El sistema de horarios no esta conectado con el resto de sistemas del centro. | Implementar un software de gestion escolar tipo Google Classroom o Aheva. Los profesores podran meter datos desde una tablet o movil, todo conectado a una base de datos central. | Centralizar toda la informacion academica, eliminar la transcripcion manual y automatizar el envio de boletines. |
| Gestion del comedor (Ilias) | Las familias compran tickets en secretaria y los alumnos se apuntan en listas de papel. El personal tiene que cotejar todo a mano, lo que genera errores y desperdicio de comida. | Sistema de reservas online desde la App o web del centro. Los alumnos acceden al comedor con codigo QR o pulsera NFC. La cocina recibe la informacion en tiempo real. | Eliminar el papel, reducir errores en las raciones y mejorar la planificacion de menus. |
| Comunicacion con familias (Enric) | Todo se gestiona en papel o por correo electronico generico. Las autorizaciones hay que firmarlas en papel y devolverlas al centro, lo que provoca retrasos y perdida de documentos. | Modulo de comunicacion bidireccional con notificaciones push y firma digital. Las familias reciben y firman documentos desde el movil sin imprimir nada. | Que la informacion llegue de forma inmediata y con confirmacion de lectura. Reducir el papeleo y las llamadas. |
| Gestion de extraescolares (Mariano) | Las familias reciben la oferta de actividades en un triptico de papel y tienen que ir presencialmente a secretaria a inscribir a sus hijos, dentro de un horario fijo. | Catalogo digital de actividades en la web del centro. Formulario online para inscribirse desde casa. Los datos van automaticamente a una hoja de calculo con las plazas disponibles. | Eliminar las colas en secretaria, permitir la inscripcion en cualquier momento y automatizar la gestion de cobros. |
| Captacion de alumnos (Gabriel) | El centro solo organiza una jornada de puertas abiertas al año. Las familias que no pueden venir ese dia no tienen otra forma de conocer el centro. | Tour Virtual 3D en la web del colegio integrado con un CRM para recoger datos de familias interesadas y gestionar visitas mediante formularios web durante todo el año. | Modernizar la imagen del centro y aumentar las matriculaciones llegando a familias que no pueden venir presencialmente. |
Cada miembro del equipo se ha encargado de una de las cinco areas.
Las notas estan en hojas de calculo sueltas y los boletines se hacen a mano. La propuesta es pasar todo a un software centralizado para que los profes puedan trabajar desde cualquier dispositivo.
Ahora todo son tickets y listas de papel. Se propone un sistema de reservas online y acceso al comedor por QR o NFC, para que la cocina sepa exactamente cuantas raciones preparar.
Las comunicaciones se hacen en papel o por correo generico. La idea es tener un canal con notificaciones push y firma digital para que todo sea mas rapido y quede registrado.
Las inscripciones son presenciales y en papel. Con un formulario online y un catalogo digital, las familias podrian apuntar a sus hijos desde casa en cualquier momento.
Solo hay una jornada de puertas abiertas al año. Con un Tour Virtual 3D y un CRM en la web, el centro puede captar familias durante todo el año sin necesidad de que vengan presencialmente.
Como vamos a organizarlo, quien se encarga de cada cosa y como sabremos si esta funcionando.
Se configuran los sistemas, se hace una auditoria interna y se da formacion inicial al profesorado y al personal no docente.
Se prueba la App con algunas familias voluntarias y el profesorado empieza a usar el gestor academico de forma interna.
Se implanta el sistema de comedor en toda la escuela y se abre el Tour Virtual en la web del centro.
Reduccion del uso de papel en el centro durante el primer trimestre.
De las familias usan activamente la App del centro.
Errores en la gestion de raciones del comedor.
Coordinacion general y supervision de la gestion academica.
Supervisa la adaptacion al nuevo sistema de reservas y control de aforo.
Soporte tecnico diario, mantenimiento de plataformas y resolucion de problemas.
Gestion del CRM para nuevas matriculas y atencion a las familias.